Sociale veiligheid

Rondom het onderwerp sociale veiligheid bestaan al veel professionele organisaties die hulp kunnen bieden en die een vereniging kan betrekken om bepaalde taken over te nemen. Met behulp van hen kunnen verenigingen meer bewustzijn creëren voor elkaars wensen en grenzen en de impact die het overschrijden van die grenzen voor het individu en de groep heeft. Een aantal voorbeelden van een dergelijke aanbod zijn:

1. Workshops en bestuursinterventie – stichting GELIJKSPEL
2. Campagne BEN JE OKE? – Rutgers
3. Theatershow SAFE SPACE – stichting TIME OUT
4. Serious game TALK THAT TALK – Francien Baijanova

Niet alleen goede intenties zijn nodig om een cultuuromslag te maken. Het is ook cruciaal dat de vereniging haar inzet voor sociale veiligheid laat zien. Dit kan bijvoorbeeld door:

1. Concrete communicatie: concrete acties en communicatie, zoals het betrekken van vertrouwenscontactpersonen bij de introductie van nieuwe leden.
2. Actief uitdragen: het actief uitdragen van beleid en procedures binnen de vereniging. Benoem deze bijvoorbeeld op jullie website, in de nieuwsbrief en tijdens introductieweken voor eerstejaars.
3. Bewustwording gedrag: voor effectief beleid tegen grensoverschrijdend gedrag is bewustwording van andermans en jouw eigen gedrag belangrijk. In het bijzonder geldt dit dus voor mensen met een voorbeeldfunctie, zoals bestuurders.

Daarnaast is het monitoren en evalueren van de voorlichting belangrijk om te zorgen dat de beoogde verandering duurzaam is. Het op vaste momenten evalueren en monitoren van jullie beleid zorgt ervoor dat er terugkerende aandacht is voor (seksueel) grensoverschrijdend gedrag en dat de informatie steeds weer door wordt gegeven aan volgende generaties studenten binnen jullie vereniging. Momenten hiervoor kunnen zijn:

1. Welzijnsweek: het organiseren van een jaarlijkse welzijnsweek of een symposium. Denk bijvoorbeeld aan een expert over het thema, die vertelt over de impact van seksueel gedrag en geweld.
2. Introductie- of kennismakingstijd: mocht dit gelden voor jouw vereniging, dan zijn ook de introductieweken een handig en belangrijk moment. Hier maken nieuwe leden voor het eerst kennis met de vereniging en het is daarnaast een van de weinige momenten dat iedereen bij elkaar is.

Merk je tijdens de monitoring dat het effect nog niet is zoals je zou willen? Dat betekent dat de interventies herhaald of opgeschaald moeten worden voor meer effect.

Het is belangrijk dat ieder lid op de hoogte is van de aanwezigheid en bereikbaarheid van vertrouwenspersoon. Communiceer dit dan ook goed. Dit kan tijdens een kennismakingsperiode, introductieweek, per ledenmail of door middel van posters en flyers verspreid over jullie sociëteit of sportclub. Het takenpakket van een vertrouwenspersoon moet duidelijk gecommuniceerd worden en kan per organisatie verschillen. Toch zullen deze taken ongeveer overeenkomen met het volgende:

1. Eerste opvang: het verzorgen van de eerste opvang van melders die ongewenst gedrag hebben meegemaakt of gezien;
2. Informeren: het bieden van relevante informatie. Denk aan regelingen, gedragscodes en formele en informele oplossingen, maar ook aan doorverwijzingen naar hulpverlenende instanties;
3. Begeleiden van melders;
4. Het adviseren en ondersteunen van een bestuur bij het voorkomen van ongewenst gedrag.
5. Het signaleren van onveilige situaties binnen de vereniging.

Vertrouwenspersonen bieden steun en informatie aan individuen die te maken hebben met grensoverschrijdend gedrag. Let op de volgende punten bij het opzetten van een systeem van vertrouwenspersonen:

1. Laagdrempeligheid: duidelijke en herhaalde communicatie over de aanwezigheid, bereikbaarheid en beschikbaarheid van een vertrouwenspersoon;
2. Onpartijdigheid: een vertrouwenspersoon mag niet zo maar uit zichzelf in actie komen en handelt een melding dus ook niet zelf af;
3. Transparantie: het is belangrijk dat een vertrouwenspersoon hierover transparant is en de melder informeert over zijn of haar eigen rol en verantwoordelijkheden binnen het proces.

Helaas ligt de drempel voor het plaatsen van een melding of klacht voor veel slachtoffers van (seksueel) grensoverschrijdend gedrag erg hoog door schaamte of angst. Hierdoor doen veel studenten geen melding of dienen zij geen klacht in. Het is belangrijk om jullie meld- en klachtprocedures laagdrempelig te houden. Het uitgangspunt moet zijn dat er een oplossing komt voor de melder. Dit helpt te voorkomen dat jullie leden geen melding doen. Belangrijke punten voor een degelijke klachtprocedure zijn:

1. Expertise: voor de verwerking van een klacht is expertise nodig, een vertrouwenspersoon, hr-medewerker of juridisch expert bezit deze kennis;
2. Gedragscode: in een gedragscode staat welk gedrag de vereniging als ongewenst ziet en hoe hiermee wordt omgegaan Zie hiervoor ook het eerste advies bij Gemeenschapsvorming;
3. Meldingsprotocol: maak een document met daarin heldere processen over hoe je als vereniging en bestuur omgaat met meldingen;
4. Centraliteit: zorg voor één digitaal en anoniem meldpunt om verwarring te voorkomen. Het meldpunt moet onafhankelijk en veilig gekoppeld zijn aan de beslistafel: de personen die een melding oppakken en beslissen over de opvolging van deze melding;
5. Transparantie: de klachtenregeling, ook wel procedure, behandelt meldingen of klachten met vastgestelde stappen;
6. Anonimiteit: het is belangrijk dat alle klachten en meldingen worden geregistreerd maar dat er tegelijkertijd de anonimiteit van alle betrokkenen gewaarborgd blijft;
7. Stop: een melder moet altijd de regie over zijn of haar klachtenprocedure houden en in staat zijn om een klachtenprocedure te stoppen.

Je ontvangt binnen de vereniging een melding van (seksueel) grensoverschrijdend gedrag. In Fase 1 is het van belang dat je een keuze maakt over de opvolging van deze melding. Hier zal het opgestelde meld- en klachtenprocedure systeem bij helpen. Het Studentenpact geeft de volgende stappen voor het omgaan met de melding:

1. Stap 1: Breng de melding en context in kaart
   De personen die een melding oppakken inventariseren de situatie en beslissen over de opvolging van deze melding. Afhankelijk per vereniging en de opgezette meldingen- en klachtenprocedure kunnen dit ook personen buiten het bestuur zijn.
2. Stap 2: Informeer de beschuldigde en ga na of er tijdelijke maatregelen nodig zijn
   Nadat je de melding en context in kaart hebt gebracht, moet je de beschuldigde informeren en uitleggen wat de vervolgstappen gaan zijn. Ook moet je overwegen of tijdelijke maatregelen noodzakelijk zijn.
3. Stap 3: Bepaal opties voor opvolging
   Vervolgens wordt een besluit genomen over opvolging van de melding.
4. Stap 4: Kies een opvolging van de melding
   Hierbij kan gebruik gemaakt worden van de beslisboom van het Studentenpact als eerste hulpmiddel en met behulp van het wegingskader kan een opvolging gekozen worden.
5. Stap 5: Communiceer met betrokkenen

Het is tijdens het gehele proces van groot belang dat je goed met de betrokkenen communiceert. Het gaat hierbij om onder andere de melder, de beschuldigde en de betrokkenen in de organisatie. Zorg binnen de meldingen- en klachtenprocedure voor goede begeleiding van de melder en de beschuldigde.

Meer weten? Kijk dan in het Studentenpact of de Handreiking ‘Cultuurverandering op de Werkvloer’.

Er wordt opvolging gegeven aan de melding. Mogelijke interventies worden beschreven in het Studentenpact. Denk bij het opstellen van een meldingen- en klachtenprocedure goed na over welke interventies passend zijn voor jouw vereniging.

De melding is opgevolgd. In deze fase ga je na of de opvolging tot een goed resultaat hebben geleid. Hierbij is de nazorg voor de melder, de beschuldigde en andere betrokkenen van groot belang.

1. Blijf oog houden voor de melder
   Zorg ervoor dat ook na de uitkomst van het meldproces iemand uit de organisatie de melder blijft steunen. Een vertrouwenspersoon kan bijvoorbeeld deze rol op zich nemen.
2. Bied nazorg aan de beschuldigde
   De inzet van een interventie en ook het zorgvuldige proces hebben hoe dan ook impact op de beschuldigde, ongeacht de uitkomst. Hou er rekening mee dat de beschuldigde zich, ook als de beschuldigde geen schuld blijkt te hebben, beschaamd of boos kan voelen. Het erkennen van deze gevoelens is belangrijk vanuit het oogpunt van empathie en herstel.