Gemeenschapsvorming

Wat vinden jullie als vereniging belangrijk en waar staat de vereniging voor? Wat is jullie huidige cultuur en wat is de gewenste cultuur? Benoem de kernwaarden van jullie vereniging en werk die uit in een statement. Hiermee kan je uitspreken wat je van je leden verwacht. Dit zijn drie niveaus waarop je als vereniging een richtlijn mag geven voor je leden:

1. Hoe verwacht je dat leden met zichzelf omgaan? Voorbeelden zijn: verwacht je dat je leden goed voor zichzelf zorgen, de kernwaarden uitdragen, klaarstaan voor anderen, excelleren in hun studie of goede sportprestaties bereiken? Dat ze gezond leven of zich bezighouden met zingeving? Maar ook: wat verwacht je dat ze juist niet doen?
2. Hoe verwacht je dat leden omgaan met anderen? Denk aan toegankelijkheid, verbindend zijn, je inzetten voor contact met verschillende jaarlagen of verschillende groeperingen binnen je vereniging.
   Hoe gaan leden niet om met anderen? Denk daarbij aan grensoverschrijdend gedrag, buitensluiten, machtsmisbruik of het aanzetten tot middelengebruik.
3. Hoe verwacht je dat leden omgaan met de vereniging en maatschappij? Verwacht je dat leden studie en gezelligheid goed leren te combineren, dat ze zich inzetten voor de maatschappij, financieel onafhankelijk leren zijn?

Zorg voor periodieke evaluatie en verbetering van de normen en waarden. Kijk terug naar de normen en waarden zoals jullie die hebben geformuleerd en of dit overeenkomt met wat er gebeurt op de vereniging. Evalueer welke punten verbeterd kunnen worden en ga hiermee aan de slag. Hieronder staat verder beschreven hoe je van een statement naar verandering komt.

Een goed voorbeeld voor het opstellen van een statement van normen en waarden is de Gedragscode van de Landelijke Kamer van Verenigingen. Daarin hebben tientallen verenigingen, Plaatselijke Kamers van Verenigingen en de Landelijke Kamer van Verenigingen normen en waarden benoemd voor het waarborgen van de essentie van verenigingen. Denk daarbij aan thema’s als duurzaamheid, studentenwelzijn, middelengebruik en maatschappelijke betrokkenheid. Met deze Gedragscode als voorbeeld in de hand kun je een concreet statement van normen en waarden opstellen die op maat is gemaakt voor jouw eigen vereniging.

Draag zelf de normen en waarden uit. Als bestuurslid heb je een voorbeeldfunctie. Zorg er daarom voor dat jullie bestuur goed op de hoogte is van de normen en waarden en deze ook zichtbaar uitdraagt.  Zo stimuleer je actief het gewenste gedrag binnen jouw vereniging.

1. Belang van symboliek: je kunt normen en waarden ook uitdragen door symbolen. Denk bijvoorbeeld aan specifieke vlaggen (bijvoorbeeld de regenboogvlag) of speldjes of een bericht op specifieke dagen (bijvoorbeeld Blue Monday). Waar jullie als vereniging voor staan wordt door deze symbolen altijd zichtbaar. De symbolen zijn een visuele reminder voor waar jouw vereniging voor staat.
2. Tijdige en doorlopende communicatie: meld je normen en waarden zo snel mogelijk aan nieuwe leden, bijvoorbeeld tijdens de kennismakingstijd, en kom hier het hele jaar door op terug. Communiceer je visie ook duidelijk naar potentiële leden. Studenten die net aankomen bij de vereniging zullen niet automatisch op de hoogte zijn van de normen en waarden. Het feit dat mensen actief kiezen om lid te worden van een vereniging maakt de invloed van de normen en waarden sterker. Voor eerstejaars is het daarom van belang om hier extra aandacht aan te besteden. Hierdoor zorg je dat elk jaar een nieuwe groep hetzelfde begrip heeft van het gedachtegoed van de vereniging.

Op Koningsdag voelt iedereen zich Nederlander. Zo’n soort gevoel wil je ook losmaken op jouw vereniging, om iedereen het gevoel te geven erbij te horen. Communiceer aan je leden wat jouw vereniging uniek maakt, waar je trots op bent, wat iedereen gemeenschappelijk heeft. Alle leden zouden het gevoel moeten hebben: dit is waar ik bij hoor. Kortom, zorg voor een gemeenschappelijke identiteit. Dat kan bijvoorbeeld door het volgende:

1. Verbindende symbolen: zorg voor gemeenschappelijke verbindende symbolen, zoals dezelfde das voor alle eerstejaars (‘jaardas’) of voor alle leden, een lied dat hoort bij dezelfde lichting (‘jaarliederen’) of een naam om die lichting te beschrijven (‘jaarnamen’). Zo creëer je een nieuwe, inclusieve identiteit waar iedereen bij kan horen.
2. KMT als moment van verbinding: gebruik de kennismakingstijd om aankomende leden te leren over de geschiedenis, normen en waarden van je vereniging. Besteed meer aandacht aan deze ‘vorming’ dan bijvoorbeeld aan vervelende opdrachten: een gezamenlijke identiteit berust veel meer op gedeelde normen en waarden dan op gezamenlijk afzien.
3. Toespraken: houd eens per jaar een uitgebreidere toespraak als bestuur waarin je stilstaat bij de identiteit van je vereniging: wie zijn we en wat verbindt ons? Benadruk de gemeenschappelijke cultuur en geef alle leden het gevoel dat ze erbij horen.
4. Gedeeld verleden: zorg voor een ‘gedeeld verleden’ door stil te staan bij historische of belangrijke gebeurtenissen binnen je vereniging. Dat kan bijvoorbeeld de oprichting zijn (door een dies- of lustrumviering) of een ander bepalend moment. Gebruik deze gemeenschappelijke momenten om invulling te geven aan de gedeelde cultuur.
5. Voorgaande generaties: stimuleer de verbinding met voorgaande generaties van leden bij je vereniging. Op die manier leren de huidige leden dat ze onderdeel zijn van een langere traditie en je draagt ook kennis en ervaring over.

1. Voorbeeldfiguren: zet voorbeeldfiguren in het zonnetje bij de rest van de leden, bijvoorbeeld leden met een bijzonder verhaal, een persoonlijke overwinning of knappe sportprestatie. Met deze voorbeeldfiguren geef je een persoonlijk gezicht aan de normen en waarden waar je voor staat. Je laat zien: dit is wie wij zijn.
2. Iedere prestatie telt: let wel op, deel niet alleen maar grote ‘LinkedIn’-verhalen, want daarmee zorg je voor een ongewenste competitie en extra stress. Ook kleine prestaties kunnen in het zonnetje worden gezet. Leg de lat dus niet te hoog.
3. Diverse verhalen: haal de verhalen actief op bij leden, bijvoorbeeld tijdens gesprekken op de vereniging, en zorg voor diversiteit, zodat iedereen zich gezien voelt.
4. Link met de vereniging: probeer als dat kan een link te leggen tussen wat je leert op je vereniging en hoe dat bij heeft gedragen aan dit verhaal. Daarmee maak je mensen trots en geef je ze het gevoel dat zij ook dapper, kwetsbaar, ambitieus of eerlijk mogen zijn.
5. Deel het overal: deel de berichten in spraak (bijvoorbeeld een verhaal op de vereniging) of in tekstvorm (een interview in het verenigingsblad, ledenmail of app).

1. Stimuleer inclusieve structuren: richt je als bestuurder op beleid dat inclusieve structuren binnen je vereniging bevordert. Inclusieve structuren zijn groepsverbanden die er voor iedereen zijn en waar iedereen in kan zitten. Denk aan een sportclub, gezelschapen op basis van gedeelde interesse of een lichting van hetzelfde jaar. Dit kun je doen door erkenning, het geven van geld of support of door ze te verbinden aan de belangrijke evenementen in het jaar.
2. Voorkom exclusieve structuren: probeer zo min mogelijk te organiseren rondom exclusieve structuren, zoals verenigingshuizen of gezelschappen waar niet iedereen lid van mag worden. Zo voorkom je evenementen voor specifieke groepen en daarmee uitsluiting.

1. Doorbreek eilandvorming: doorbreek waar mogelijk de ‘eilandvorming’ binnen je vereniging door verschillende groepen binnen de vereniging bij elkaar te brengen. Het hebben van een gemeenschappelijk pand is soms niet genoeg; je moet leden uit verschillende sociale groepen actief bij elkaar zetten.
2. Vriendschap door gedeelde interesse of talent: dat kun je bijvoorbeeld doen door sport- en cultuurevenementen waarin men op basis van interesse elkaar kiest in een team of cast. Een ander idee is een ‘jaardiner’, waarin een lichting samen en door elkaar gemixt aan tafel zit zonder vast te houden aan de groepjes die al gevormd zijn. Nog een andere optie is om willekeurige speeddates te organiseren.
3. Geen hokjes: zorg voor een flexibele en veranderende indeling van borrelavonden op je vereniging. Dit kun je doen door eens in de zo veel maanden disputen of verticale verbanden willekeurig in te delen, bijvoorbeeld qua dag van de week of plaats in de zaal of in het pand. Zo krijgt iedereen de kans elkaar te ontmoeten.

1. Verbind als bestuurder: jouw rol als bestuurder is heel belangrijk. Door een verbinder te zijn kun jij ervoor zorgen dat vriendschappen gesmeed worden binnen je vereniging. Wees benaderbaar en toegankelijk, juist ook voor mensen die je niet zo goed kent. Je hebt een rol om groepen aan elkaar te koppelen. Dit is des te belangrijker voor leden die het gevoel hebben dat ze ‘er niet bij horen’. Het uitgangspunt is: met 95% van de mensen zou ik goede vrienden kunnen worden, als we elkaar maar goed genoeg leren kennen.
2. Geef iedereen aandacht: inclusief beleid op borrelavonden kan daarom zijn om iedere keer een ander dispuut of jaarclub extra aandacht te geven, zodat iedereen zich gezien voelt. Verzin gekke spellen of activiteiten en ga die als bestuur steeds met een andere groep spelen. Juist spontane acties zijn het meest oprecht.

1. Belang vertegenwoordiging: leden zullen zich eerder identificeren en verbonden voelen met de vereniging als ze zien dat ‘hun groep’ vertegenwoordigd is. Het bestuur en zijn commissies zijn daarbij het uithangbord van de vereniging, dus het is van belang dat iedereen zich erin herkent. De vereniging is namelijk van iedereen, dus het is belangrijk dat iedereen dezelfde kansen krijgt en dat ook zo ervaart.
2. Diversiteit = kwaliteit: bovendien leidt een meer divers bestuur of commissie ook tot een hogere kwaliteit van het geleverde werk. Win-win dus!
3. Kansengelijkheid: zorg er voor dat alle leden het gevoel hebben dat ze een kans maken om een commissie of bestuur te worden. Spoor als bestuur bijvoorbeeld leden actief aan op de vereniging om zich op te geven en wees transparant over het selectieproces voor commissies en bestuur. Daarnaast kan het aanstellen van voorbeeldfiguren helpen om leden vertrouwen te geven in hun kansen.
4. Eerlijk proces: daarna is het belangrijk om het selectieproces zo eerlijk mogelijk in te richten. Dat begint ermee dat je voor alle commissies en bestuur open sollicitaties houdt, waarbij alle leden de kans krijgen om op basis van een inhoudelijke brief of reactie op een formulier te solliciteren. Zorg daarbij voor inzichtvragen, zodat leden minder geholpen kunnen worden door vrienden die eerder dezelfde functie bekleedden. En neem ook relevante (werk)ervaring of studieachtergrond(en) mee als objectieve maatstaven. Zorg in ieder geval voor objectieve beoordelingscriteria en beoordeel leden op kwaliteiten, niet op afkomst (zoals in welk dispuut iemand zit).
5. Faire selectie: daarna volgt een onafhankelijke en anonieme selectie, bijvoorbeeld door de namen van de sollicitanten zwart te lakken. Wees je ook bewust van onbewuste vooroordelen door hier actief over te spreken binnen je bestuur en eventueel door iemand anders mee te laten kijken ter controle. Voorkom te allen tijde dat leden commissies of een bestuursfunctie kunnen ‘doorgeven’ binnen hun dispuut of verenigingshuis, of dat een lid zijn of haar eigen commissies mag aanstellen. Dat moet het bestuur doen, omdat jullie het algemene belang bewaken.
6. Quota: tot slot kan het nog altijd voorkomen dat commissies of het bestuur niet representatief zijn voor de hele vereniging. Dan kan er ook nagedacht worden over een quotum. Dit kan een nuttige tool zijn, omdat het bestaande systeem zich – soms bewust, soms onbewust – vaak in stand houdt. Mensen zijn immers geneigd mensen te selecteren die op henzelf lijken.

1. Sociaal netwerk: breng het ‘sociale netwerk’ van je vereniging in kaart, bijvoorbeeld door te kijken wie met wie omgaat en welke eilandjes er bestaan. Enquêtes, maar ook informatie in almanakken kan hiervoor heel nuttig zijn. Wonen leden van een bepaald dispuut of verticaal verband bijvoorbeeld altijd in dezelfde verenigingshuizen? Dan is de kans op een monocultuur groter.
2. Maak het meetbaar: bekijk voor alle subgroepen, bijvoorbeeld disputen of verticale verbanden, naar een aantal meetbare cijfers (‘metrics’) die voortvloeien uit je normen en waarden. Monitor bijvoorbeeld de aanwezigheid, de alcoholconsumptie, het aantal incidenten (geweld, grensoverschrijdend gedrag, etc.), de inzet voor de vereniging, noem maar op. Veel cijfers worden vaak al geregistreerd in een vereniging, je hoeft ze dus alleen te koppelen aan de subgroep.
3. Vinger aan de pols: houd ook vinger aan de pols bij vertegenwoordigers van een subgroep. Zo krijg je ook een kwalitatieve indruk achter de cijfers. Dat kan bijvoorbeeld door met alle voorzitters of huisoudsten in gesprek te gaan op een bijeenkomst of een op een.
4. Documenteer: bouw documentatie op per subgroep om alle positieve en negatieve kanten van een subgroep te monitoren. Als het misgaat, kun je dit gebruiken voor het onderbouwen van sancties.

We geven hier een stappenplan met steeds verdergaande stappen die jullie kunnen nemen volgens deze escalatieladder:

1. Zelfverbeteringsplan: geef in eerste instantie het vertrouwen aan de subgroep zelf om te verbeteren: ga in gesprek en vraag om een concreet cultuurverbeteringsprogramma met specifieke, meetbare, acceptabele, realistische en tijdgebonden (SMART) doelen. Vraag ook hoe ze ervoor gaan zorgen dat ook op de langere termijn hun subgroep zich blijft gedragen volgens de verenigingsnormen.
2. Convenant: sluit een convenant met de subgroep, waarbij je afspraken maakt waar jullie als bestuur van de vereniging én de subgroep akkoord op geven. Daarin kun je bijvoorbeeld afspraken opnemen over middelengebruik of hoe men zich gedraagt of inzet voor de vereniging.
3. Contract: een volgende stap is een contract met de subgroep. Dat gaat verder dan een convenant, omdat dit dwingender is en je dit niet in gezamenlijkheid met de subgroep zelf opstelt. Als ze het contract niet tekenen, betekent dit bijvoorbeeld dat ze hun status als subgroep verliezen.
4. Zelf laten sanctioneren: als de subgroep zich niet houdt aan de afspraken uit het convenant of het contract, dan kun je ze de keuze geven om zelf hard in te grijpen, bijvoorbeeld door ze bepaalde leden uit hun subgroep te laten verwijderen. Dit is een krachtiger signaal dan als het bestuur dit doet.
5. Sanctioneer zelf: als je als bestuur wel zelf wilt ingrijpen, dan kun je bijvoorbeeld besluiten om hun symbolen af te pakken (bijvoorbeeld een das die hoort bij hun groep), ze geen commissies meer te laten doen, extra strenge controle uit te voeren op hun activiteiten (of deze verplicht op de vereniging laten plaatsvinden) of te eisen dat ze meer divers worden.
6. Status ontnemen: een volgende stap kan zijn om een subgroep op non-actief te zetten of de officiële erkenning (tijdelijk) te ontnemen. Dit is een heftig besluit, maar durf dit te doen als het te ver uit de hand loopt. Er zal meer draagvlak voor zijn dan je denkt. Niet ingrijpen is immers ook een besluit en kan gezien worden als een signaal van angst of van acceptatie van het gedrag. Wel ingrijpen is dus een belangrijk signaal: wij accepteren dit gedrag niet als vereniging.
7. Schors of royeer: soms zijn lange schorsingen of royementen van individuele leden via de interne rechtspraak (indien jouw vereniging die heeft) noodzakelijk. Dit hoeft ingrijpen op het niveau van de subgroep overigens niet uit te sluiten; het kan naast elkaar bestaan.
8. Aangifte: de laatste escalatie die in je macht ligt als bestuurder is aangifte doen bij de politie. De ernst van bepaalde excessen noodzaakt je om die stap wel te nemen; het zou onverantwoord zijn om dan geen aangifte te doen. Als je naar je leden communiceert dat aangifte bij de politie een optie is die jullie overwegen in bepaalde gevallen, gaat daar ook een preventieve werking van uit.

Alles begint bij een officiële erkenning van het probleem als bestuur. Kondig bijvoorbeeld aan je leden aan dat jullie je serieuze zorgen maken over de sociale veiligheid op de vereniging, de cultuur van excessief alcohol drinken, het gebrek aan gemeenschapsgevoel of andere problemen.

Betrek bijvoorbeeld oud-bestuurders of schakel de hulp in van een Raad van Advies of Raad van Toezicht. Een bestuurswissel is namelijk een gebeurtenis waardoor een veranderingstraject naar de achtergrond kan verdwijnen, terwijl de noodzaak blijft.

Op die manier kun je samen tot een nieuwe definitie van jullie normen en waarden komen. Zorg er daarbij voor dat je de cultuurverandering positief insteekt: waar willen we heen, wat is onze cultuur wél? Blijf weg van zeggen wat er allemaal níét meer mag, maar benadruk de voordelen van een nieuwe cultuur.

Naast het voeren van een brede dialoog over waar jullie heen willen, is het ook van belang op tijd serieuze maatregelen te nemen. Een cultuur verandert alleen blijvend als je het beleid er ook op aanpast. Concrete ideeën voor beleid op het gebied van mentaal welzijn, stressoren, sociale veiligheid en middelengebruik zijn te vinden in deze Welzijnswijzer.

Een cultuurverandering komt van binnenuit, wat inhoudt dat je voorbeeldfiguren en ‘positieve’ leiders wil stimuleren als bestuur. Gebruik ze als ambassadeur van de nieuwe cultuur. Denk bijvoorbeeld aan leden die al het goede voorbeeld geven of al langer bezig zijn met het thema.

Geef ook ruimte aan en ondersteun ideeën en initiatieven vanuit de leden zelf om de cultuur te veranderen. Maak daarbij – naast je eigen belangrijke rol als bestuur hierin – ook gebruik van de ‘positieve’ leiders in elke subgroep als een vooruitgeschoven post vanuit het bestuur. Denk aan huisoudsten, ploegleiders, dispuuts- of gezelschapsbesturen en voorzitters van commissies. Zij kunnen anderen aanspreken op niet-normaal gedrag en kunnen ook het gesprek starten in hun subgroep, bijvoorbeeld over wat men normale hoeveelheden alcohol vindt om te drinken op een avond of welke opmerkingen wel of niet gepast zijn.

‘Negatieve’ leiders, die populair zijn vanwege het negatieve gedrag dat veelal als stoer wordt gezien (denk aan veel drinken, foute grappen maken, etc.), kun je hun populariteit ontnemen door zijn of haar publiek af te nemen. Dat kan door een nieuwe norm te stellen als bestuur: dit gedrag accepteren wij niet langer. Ook kun je leden aanspreken op het kopiëren van het negatieve gedrag, oftewel ‘meelopen’. Zodra de leden de nieuwe norm accepteren, beschouwen ze de ‘negatieve’ leider vaak niet meer als leider, omdat zijn gedrag niet meer als stoer wordt beschouwd. Deze gedachtegang gebruiken scholen ook om pestgedrag in de klas tegen te gaan.

Bovendien heeft iedereen een belangrijke rol in het geheel, ook al ben je niet degene die pestgedrag vertoont. Naast ‘daders’ en ‘slachtoffers’ zijn er ook ‘meelopers’, ‘aanmoedigers’, ‘verdedigers’ en ‘buitenstaanders’. Leden geven vaak aan ‘dat zij niet de aanstichter zijn’, ‘dat zij geen actieve rol hebben’ of ‘dat ze erbij stonden, maar zelfs niks gedaan hebben’. Dat is dus niet helemaal waar, iedereen heeft een rol. Zet daarom in op een stevigere sociale controle en bystander-trainingen. Uiteindelijk wil je immers dat ieder dispuut, ieder verenigingshuis, ieder ploegje zichzelf reguleert, want als bestuur kun je dat niet alleen.